| Mitarbeiter*in Büro- und Bereichsmanagement (m/w/d in Teilzeit unbefristet) in der Akademie

Teilzeit 75 %, unbefristet

Mitarbeiter*in für Büro-und Bereichsmanagement (m/w/d in Teilzeit unbefristet)

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung – Gesellschaftsanalyse und Politische Bildung e.V. (RLS) sucht zum 01. August 2021 eine*n  Mitarbeiter*in für Büro- und Bereichsmanagement  in der Akademie für Politische Bildung in Teilzeit (75 Prozent, 29,25 Wochenstunden) (m/w/d).

Die Aufgaben umfassen:

Bereichsorganisation und Sekretariat

  • Posteingang und –ausgang, Vorbereiten der Urlaubs- und Weiterbildungsplanung der Mitarbeiter*innen des Bereichs
  • Entgegennehmen von Telefonaten, Erteilen von allgemeinen Auskünften, Vermitteln der Gespräche an zuständige Ansprechpartner/-innen
  • Erledigen der allgemeinen Korrespondenz, Beantworten von allgemeinen Anfragen
  • Bearbeiten des Posteingangs und -ausgangs
  • Administrative Vorbereitung von Bewerbungsverfahren
  • Einweisen von neuen Beschäftigten , organisatorische Begleitung des Einarbeitungsprozesses (Arbeitsmittel,  IT und Software, Struktur Stiftung und Bereich), Bereitstellen der Arbeitsplatzlogistik und Bürotechnik
  • Vertreten des Bereichs in Gremien in organisatorischen und verwaltungsmäßigen Fragestellungen
  • Mitwirkung in RLS-internen Verwaltungskommissionen (für Ausschreibungen, Rahmenverträge, Vergaben)
  • Verwalten des Büromaterials sowie Durchführen kleinerer Materialbeschaffungen
  • Treffen von organisatorischen Absprachen mit dem Gebäudemanagement, der IT- und Personalabteilung)
  • Aktualisieren des bereichsinternen Raummanagements
  • Kontinuierliche Aktualisierung des Webauftritts des Bereichs
  • Organisation von Besuchergruppen
  • Organisation der bereichsinternen Treffen und Klausuren

Projektverwaltung 

  • Finanz- und verwaltungsadministrative Unterstützung von Projekten der Akademie der Politischen Bildung
  • Verwaltung der bereichsinternen Gesprächskreise: Raumbuchung, Abrechnung Reisekosten etc.
  • Beratung von Kooperationspartner*innen und Referent*innen der AfPB hinsichtlich der Projektnachweisführung, der Finanzierungsrichtlinien und vergaberechtlicher Vorschriften 
  • Unterstützung der Verantwortlichen für Bildungsprojekte hinsichtlich von Vorbereitung, Abrechnung und Dokumentation der Projektunterlagen
  • Teilnahme an den Treffen der Budgetkoordinator*innen und Aufbereitung der Ergebnisse für die Mitarbeiter*innen

Anforderungen:

  • Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Ausgeprägte Organisations, Formulierungs- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Interesse an und Erfahrung mit Teamarbeit
  • Erfahrungen in Projektmanagement sowie Kenntnisse im Umgang mit öffentlichen Mitteln  
  • Sicherheit im Umgang mit den gängigen PC-Anwendungsprogrammen
  • Bereitschaft zu Dienstreisen, Arbeit am Wochenende und in den Abendstunden
  • Hohe Belastbarkeit und ein erprobtes Zeitmanagement
  • Vertrautheit mit dem politischen Raum und Kenntnis über die Ziele, Aufgaben und Aktivitäten der RLS sowie eine Identifikation mit den von der Stiftung vertretenen politischen Grundpositionen
  • Erwünscht sind Arbeitserfahrungen im Feld zivilgesellschaftlicher und bildungspolitischer Organisationen sowie mit Ehrenamts- und Vereinsstrukturen
  • Weiterhin erwünscht sind gute Fremdsprachenkenntnisse

Die Tätigkeit soll zum 01. August 2021 aufgenommen werden. Arbeitsort ist Berlin.  Das Entgelt sowie alle weiteren Arbeitsbedingungen richten sich nach TVöD (Bund). Es handelt sich um eine unbefristete Stelle in Teilzeit (75 Prozent, 29,25 Wochenstunden), die der Entgeltgruppe 8 TVöD (Bund) zugeordnet ist.

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung hat es sich zur Aufgabe gemacht, bestehenden gesellschaftlichen Benachteiligungen im Sinne einer positiven Maßnahme zur Verhinderung oder zum Ausgleich bestehender Nachteile im Sinne des §5 AGG (Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz) sowie im Sinne der Leitlinien der Stiftung entgegenzuwirken. In diesem Zusammenhang fordern wir Frauen*, People of Colour, Menschen mit Schwerbehinderung, trans*idente Menschen, Menschen mit Migrationshintergrund, sowie Menschen mit jeglicher Nationalität, Religion und sexueller Orientierung, oder anderer zu Benachteiligung/Diskriminierung führender Merkmale, die die Voraussetzungen der Stellenbeschreibung erfüllen, ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Aussagekräftige Bewerbung reichen Sie bitte bis zum 16. Mai 2021 über:

https://bewerberweb.krz.de/2855#positions

ein.

 

Mit dem Absenden der Bewerbung an uns wird der Verarbeitung der persönlichen Daten zu

Zwecken des Bewerbungsverfahrens gemäß unserer Datenschutzerklärung zugestimmt. Bewerbungsgespräche finden zwischen dem 07.-11. Juni 2021 statt.