Ausschreibung | Direktionsassistent*in im Zentrum für Internationalen Dialog und Zusammenarbeit (w/d/m)

Vollzeit, unbefristet, Bewerbungsfrist: 05.12.2022

Ausschreibung

Direktionsassistent*in im Zentrum für Internationalen Dialog und Zusammenarbeit
(w/d/m Vollzeit unbefristet)

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung e.V. sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Direktionsassistent*in (w/d/m) für das Zentrum für Internationalen Dialog und Zusammenarbeit (ZID). Die Stelle ist in der Leitung des Auslandsbereichs angesiedelt. Es handelt sich um eine Beschäftigung in Vollzeit (39 Wochenstunden). Die Stelle ist unbefristet.

Arbeitsaufgaben

Administration und Sekretariat, u.a.

  • Postbearbeitung, Rechnungsverwaltung, Raumbuchungen
  • Weiterleitung bzw. Beantwortung von Anfragen an die ZID-Leitung bzw. das ZID
  • Büroorganisation der der ZID-Leitung (Unterschriften, Ablage, Verteiler)
  • Organisation von Notarterminen für ausgewählte Dokumente der Auslandsbüros
  • Kommunikation mit Zuwendungsgebern (Auswärtiges Amt, Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung)
  • Beauftragung, Betreuung und Abnahme von Übersetzungen interner Regelungen und Handreichungen für die bereichsweite Verwendung
  • An- und Abmeldung neuer Mitarbeitenden des ZID (IT-Registrierung und -Beschaffung, Ordnerberechtigungen, Raumzuteilung)

Raum- und Veranstaltungsmanagement

  • Aufgaben zur Bewirtschaftung des Standorts FMP1 in Absprache mit dem Bereich Zentrale Aufgaben der RLS
  • selbstständige Maintenance der Räume in der 4. Etage des Standorts FMP1
  • Betreuung und Bereitstellung der Besprechungsräume der 4. Etage für interne und öffentliche Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen des ZID in Absprache mit dem zentralen Veranstaltungsmanagement, inkl. Raumbuchungen, Vertragswesen und Absprachen mit externen Dienstleister*innen, Zusammenstellung von Materialien

Finanz- und Projektmanagement

  • organisatorische und inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Termine und Dienstreisen der ZID-Leitung sowie Protokollierung von Sitzungen und Gesprächen
  • Regelmäßige Prüfung, Bearbeitung und Aktualisierung der Dokumente des ZID-Handbuchs
  • Projektmanagement für die Ausgaben und Projekte des ZID VKZ-Budgets und das Programm der Internationalen Parlamentsstipendiat*innen (IPS)
  • Mitarbeit bei der Auftragserteilung sowie Monitoring der zentralen Rahmenverträge des Auslandsbereichs

Anforderungen

  • abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, im Bereich Veranstaltungsmanagement oder vergleichbare Qualifikation
  • einwandfreie Deutschkenntnisse für die Korrespondenz
  • verhandlungssichere Englischkenntnisse
  • sicherer Umgang mit MS-Office, Bereitschaft sich in neue Software einzuarbeiten, Kenntnisse einer Buchhaltungssoftware sind von Vorteil
  • Kenntnisse in Veranstaltungsmanagement oder Raumbewirtschaftung
  • Kenntnisse in Projektsteuerung und -management
  • Grundkenntnisse des deutschen Zuwendungsrechts und Erfahrungen im Umgang mit öffentlichen Geldern sowie Interesse für die Bearbeitung finanzieller Vorgänge
  • hohes Maß an Zeit- und Selbstmanagement
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie interkulturelle Kompetenz
  • Vertrautheit mit dem linken politischen Raum, Kenntnisse über die Ziele, Aufgaben und Aktivitäten der RLS sowie eine Identifikation mit den von der Stiftung vertretenen politischen Grundpositionen

Der Arbeitsort ist Berlin. Das Entgelt sowie alle weiteren Arbeitsbedingungen richten sich nach TVöD (Bund). Es handelt sich um eine Stelle, die der Entgeltgruppe 9b TVöD (Bund) zugeordnet ist.

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung e.V. hat es sich zur Aufgabe gemacht, bestehenden gesellschaftlichen Benachteiligungen im Sinne der Leitlinien der Stiftung sowie des §5 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) entgegenzuwirken. In diesem Zusammenhang fordern wir Frauen*, People of Colour, Menschen mit Schwerbehinderung, trans*idente Menschen, Menschen mit Migrationshintergrund, sowie Menschen mit jeglicher Nationalität, Religion und sexueller Orientierung, oder anderer zu Benachteiligung/Diskriminierung führender Merkmale, die die Voraussetzungen der Stellenbeschreibung erfüllen, ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Bewerbungen können bis zum 05.12.2022 über unser Bewerbungsportal eingereicht werden:

https://bewerberweb-lai04.krz.de/2855#positions

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 12.12.2022 statt.