Ausschreibung | Sachbearbeiter*in für Vergaberecht und Facility Management (w/d/m)

Vollzeit, befristet, Bewerbungsfrist: 05.02.2023

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung e.V. sucht als Sabbaticalvertretung zum 01.03.2023 eine*n Sachbearbeiter*in für Vergaberecht und Facility Management im Referat Verwaltung/Vergabe des Bereichs Zentrale Aufgaben (ZA). Es handelt sich um eine Beschäftigung in Vollzeit (39 Wochenstunden). Die Stelle ist bis zum 31.10.2024 befristet.


Arbeitsaufgaben

Vergabe/Beschaffung (Anteil ca. 80%)

  • Beratung und Anleitung der Fachbereiche/Bedarfsträger der RLS bei Vergabe- und Beschaffungsvorgängen und Fragen zum Vergaberecht
  • Eigenständige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Ausschreibungen im Unter- und Oberschwellenbereich:
  • Bedarfsfeststellung und -meldung, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Marktanalyse, Prozessführung durch das Referat Verwaltung/Vergabe
  • Schätzung des Auftragswertes, Prüfung des Budgets
  • Leitung und Moderation von Beratungen der Ausschreibungskommission zu Vertragsarten, Erstellung von Leistungsbeschreibungen und Kriterienkatalogen, Festlegung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
  • Erstellung eines Zeitplans
  • Festlegung des Vergabeverfahrens bzw. der Vergabeart
  • Erstellung von Vergabeunterlagen und Bewertungsmatrix, eigenständige Anfertigung von Leistungsbeschreibungen und Kriterienkatalogen
  • Durchführung von Bekanntmachungen der Ausschreibungen, Veröffentlichung der vergebenen Aufträge
  • Überwachung von Fristsetzungen
  • Beantwortung von Bieterfragen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen
  • Öffnung und Bewertung von Angeboten (Formelle Prüfung, Eignungsprüfung, Prüfung der Angemessenheit der Preise, Wirtschaftlichkeitsprüfung)
  • Zuschlagsentscheidung
  • Überprüfung der Auftragsabwicklung/Prüfung von Lieferung und Leistung
  • Vergabedokumentation
  • Planung, Vorbereitung und Durchführung von Vergabeschulungen für Mitarbeiter*innen der RLS
  • eigenständige Vertretung der abgeschlossenen Vergabeprojekte bei externen Prüfungen
  • Budgetüberprüfungen der Vergabe- und Beschaffungsvorgänge, Monitoring der laufenden Ausschreibungen und Verträge
  • Erarbeitung von Beschaffungsstrategien
  • Büromaterial-, Büromobiliarbestellung und Weiteres
  • Bedarfsermittlung
  • Marktanalyse über Unternehmen, Produkte und Preise
  • Feststellung, ob Vergabeverfahren oder Bestellung aus Rahmenverträgen
  • Genehmigung oder Ablehnung von Bedarfsmeldungen
  • Einholung von mind. 3 Angeboten oder Bestellung aus Rahmenverträgen
  • Lieferterminregelung
  • Warenannahme und Eingangskontrolle (Überprüfung Lieferschein)
  • sachliche und rechnerische Richtigkeitsprüfung der Rechnungen
  • Inventarisierung und Anbringen der Inventarplaketten
  • Nutzung und Bedienung von IT-Systemen, Bereitstellung von Informationen auf Plattformen (AI Vergabemanager, Mercateo-Beschaffungsplattform, Kaufhaus des Bundes, Confluence/Jira, Asset Desk, MS Dynamics/Navision)

Bewirtschaftung der Standorte (Anteil ca. 20%)

  • technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement
  • finanzielle Planung
  • Kontrolle der Abarbeitungsstände, Rechnungskontrolle
  • Erarbeitung und Abschluss von Kauf-, Dienstleistungs- und Mietverträgen
  • Vertragsmanagement, Kontrolle der Vertragserfüllung
  • Überwachung der Vertragslaufzeiten

Anforderungen

  • FH-Abschluss/Bachelor (vorzugsweise Verwaltungsfach) bzw. vergleichbare Qualifikationen
  • gute Kenntnisse über öffentliche Auftragsvergabe und das Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO und VOL/B)
  • Kenntnisse im Zuwendungsrecht und Bundeshaushaltsrecht (BHO)
  • Organisationstalent, Teamfähigkeit und gute Fähigkeiten in der internen und externen Kommunikation
  • gute Computerkenntnisse und die Bereitschaft, sich in neue Software einzuarbeiten
  • Vertrautheit mit dem linken politischen Raum, Kenntnisse über die Ziele, Aufgaben und Aktivitäten der RLS sowie eine Identifikation mit den von der Stiftung vertretenen politischen Grundpositionen

Der Arbeitsort ist Berlin. Das Entgelt sowie alle weiteren Arbeitsbedingungen richten sich nach TVöD (Bund). Es handelt sich um eine Stelle, die der Entgeltgruppe 9c TVöD (Bund) zugeordnet ist.

Die Rosa-Luxemburg-Stiftung e.V. hat es sich zur Aufgabe gemacht, bestehenden gesellschaftlichen Benachteiligungen im Sinne der Leitlinien der Stiftung sowie des §5 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG) entgegenzuwirken. In diesem Zusammenhang fordern wir Frauen*, People of Colour, Menschen mit Schwerbehinderung, trans*idente Menschen, Menschen mit Migrationshintergrund, sowie Menschen mit jeglicher Nationalität, Religion und sexueller Orientierung, oder anderer zu Benachteiligung/Diskriminierung führender Merkmale, die die Voraussetzungen der Stellenbeschreibung erfüllen, ausdrücklich zur Bewerbung auf.

Bewerbungen können bis zum 05.02.2023 über unser Bewerbungsportal eingereicht werden:

https://bewerberweb-lai04.krz.de/2855#positions

Die Bewerbungsgespräche finden voraussichtlich am 10.02.2023 statt.